极简工单管理

一、产品简介

产品名称:极简工单管理
产品定位与用户价值:将订单与工单相互关联、并且支持工单绩效统计 。
主要用户角色:工单人员
产品经理:王首勋
低成本解决项目管理难题,从极简开始。点击此处预览体验

二、痛点解决方案

1. 公司纸质工单不透明,不及时,工单进度无法随时掌握,时常面临插单、优先级改变等情况;

2. 业务量大导致售后的订单维护工作难以合理分配,处理工单等处理时间过长,客户等待时间长;

3. 考核不及时,核算员工的整体考核指标,需要人工输入,数据存在造假可能;

三、功能说明

业务流程图

需求列表

模块 需求
产品信息管理 1. 完整记录公司产品信息
2. 对各业务流程中的产品名称形成标准化
员工信息管理 1. 完整记录员工信息
2. 员工的数字化管理
订单信息管理 1. 记录企业订单信息
2. 多人同表协作办公
3. 记录订单所处节点状态和对应负责人
4. 自助上传合同/订单文件
工单信息管理 1. 记录企业工单信息
2. 保证订单工单联动,对于关闭或完成的订单,工单状态自动改变
3. 系统自动汇总企业工单进展,并按照用户设定的预期完成时间自动变更项目延期状态
4. 清晰的明细展示,订单与工单的主子表展示
绩效数据看板 系统对公司工单自动汇总统计,计算人员工作量包括:
1. 本月部门处理工单
2. 超时工单
3. 本月个人工作排名
4. 工单状态分布
5. 工单数量统计

四、管理员手册

初始化

1. 邀请协助成员

系统管理员可以在工作区主页【成员】打开公开邀请链接,复制链接邀请协作成员。
详细教程请参考: 邀请成员

2. 设置成员角色

调整角色到对应的角色组,将自动设置权限(角色组具体权限设计参考相关资料)

3. 批量删除数据

打开【工单表】、【订单/合同表】、【部门表】、【员工表】和【产品表】,全选、删除示例数据;
详细教程请参考: 批量删除数据

4. 导入表格数据

点击表格右上角【导入】,根据系统提示导入Excel表格数据
详细教程请参考: 导入Excel数据

相关资料

表结构图

自动化功能列表

表名称 工作流名称 价值 功能说明
工单表 自动生成工单编号并完善信息 用户无需对工单进行手动编号即可对工单进行有序管理。将一些固定信息,自动的进行初始化。 根据项目创建时间的年月日+4位自增编号(不重置),比如:202205240001将开始时间、工单状态、工单提交人、现在时间自动的进行初始化。
工单表 30分钟未接单,主动派单当工单 30分钟工单未接单时,会自动寻找空闲人员进行接单,不会造成流程节点卡死,导致后续工作无法进行。 当开始时间的字段偏移30分钟后,判断工单状态和工单处理人,若工单状态为待接单,工单处理人为空,则去对应部门寻找人员自动赋值。
工单表 工单超时未处理后变更状态 系统自动提醒工单执行人关注工单进展。 “预期完成时间”到期之时,自动更改工单状态,刷新现在时间,为自动刷新逾期时间工作流的执行进行辅助。
工单表 到期时-刷新现在时间和逾期时间 对于逾期工单进行记录,明确记录工单已逾期时间。 现在时间到期之时,工单状态为超时未处理,自动计算当前逾期时间,同时更新辅助字段,确保每日进行逾期时间的计算赋值。
工单表 工单接单后,订单状态变更为进行中 用户无需反复跳转表格进行状态更正,表格与表格之间增加联动,效率更高。 当工单的状态变成进行中后,工单对于的订单状态也变成进行中。
工单表 确认完成/确认关闭工单 自动确认工单状态,减少人工操作 当工单执行人确认工单完成/关闭时,工单状态自动改变为已完成/已关闭。
订单/合同表 创建订单写入编号及生成工单 用户无需对订单进行手动编号即可对订单进行有序管理。同时对每一个订单创建对应生产工单,减少人工操作,合理分配企业资源。 当创建一个订单时,自动的生成订单编号,对订单进行初始化,同时创建对应的生产工单。
订单/合同表 订单完成/关闭后同步更新工单状态 自动确认工单状态,减少人工操作。 当工单执行人确认订单完成/关闭时,工单状态自动改变为已完成/已关闭。

仪表盘

权限

角色 权限
管理员 1. 管理所有数据;
2. 查看所有导航;
销售人员 1. 部门表-默认权限-仅可查看数据
2. 员工表-默认权限-仅可查看数据
3. 产品表-默认权限-仅可查看数据
4. 订单/合同表-销售人员-仅可管理自己的数据
5. 工单表-销售人员-仅可管理自己的数据
销售运营人员 1. 部门表-默认权限-仅可查看数据
2. 员工表-默认权限-仅可查看数据
3. 产品表-销售运营人员-仅可查看、创建、修改数据
4. 订单/合同表-销售运营人员-仅可查看、修改数据
5. 工单表-销售运营人员-只能管理自己的数据
工单执行人 1. 部门表-默认权限-仅可查看数据
2. 员工表-默认权限-仅可查看数据
3. 产品表-默认权限-仅可查看数据
4. 订单/合同表-工单执行人-仅可查看数据
5. 工单表-工单执行人-可查看所有数据,但只能管理自己的数据

五、员工手册

快速开始

1. 使用思路

需求方在系统中新建一个工单,指定执行人员;工单执行人员根据系统提醒执行工单,反馈结果;需求方在系统中跟踪工单执行情况。销售可在系统中新建订单,系统自动生成生产工单,员工可以依据订单跟进相关工单。公司管理人员直接在系统中追踪团队、个人的绩效情况;

2. 新建工单

打开工单管理工作台,点击新建工单,填写工单基本信息;

3. 执行工单

打开工单管理工作台,在工单列表中查看未完成工单,完成工单后在系统中确认完成工单;

4. 新建订单

打开工单管理工作台,点击新建订单,填写订单基本信息,系统自动生成生产工单;

5. 跟进订单信息

打开工单管理工作台,点击订单信息跟进,在订单详情中可以看到改订单下的工单完成情况;

6. 追踪绩效

打开绩效数据看板,查看团队、个人绩效;

2022-06-09 更新
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