本文对应伙伴云官方场景模版： 点击安装
1. 背景
市场竞争的加剧和技术的迅速发展，企业的项目变得越来越复杂和多样化。传统的项目管理方法和手工管理方式已经无法满足日益复杂的项目需求。因此，需要一种更高效、自动化的项目管理系统来帮助企业管理和控制项目。此外，随着大数据和数据分析的兴起，企业越来越注重数据驱动的管理和决策。
通用项目管理系统是伙伴云官方团队倾心打造，结合12年企业数字化经营实践经验，完全基于零代码平台打造的一款适合于绝大多数中小企业的通用项目管理解决方案。除包含市面上项目管理常规已知功能模块以外，伙伴云的「自动化」及「快捷按钮」功能使系统更加强大、操作更便捷，「页面」功能提供丰富的项目数据展现及分析功能，帮助管理层做出更准确、及时的决策。
2. 企业面临的挑战
在当今竞争激烈的市场环境下，企业需要不断创新和优化运营模式，以提升市场竞争力。然而，许多企业在实际运营过程中，往往会面临各种各样的挑战。以下是大多数企业所面临的一些常见挑战。
2.1 资金监控难
- 财务纸质单据多，内部协作流程复杂，“项目”、“销售”、“财务” 部门间信息不同步；
- 无法实时监控资金流动情况，预算超支、回款逾期等资金风险难以及时发现并介入，易造成较大资金缺口或亏损现象；
- 财务报表无法实时生成查看，人工整理不仅耗时耗力，且易产生“错漏忘”，项目管理者难以做出及时、准确的决策。
2.2 进度把控难
- 项目进度无法及时更新：文档传输版本多，缺少数据协同工具，信息传递存在时效性和准确性问题；
- 风险无法及时报告并解决：缺乏实时可视化的进度管理工具，逾期风险无法及时发现，影响整个项目验收回款；
- 资料混乱易丢失：缺少统一存储空间及规则，各项目各版本资料散落各处，团队难以快速找到所需资料。
2.3 人员管理难
- 工时成本核算难：人员工时日报无法实时统计，导致各项目工时投入不明确，影响利润核算与预算制度；
- 团队负载不清晰：缺少团队成员负载看板，无法实时掌握员工承接项目类型和工作量，合理协调资源分配；
- 逾期原因难以追溯：缺少项目维度每日人员任务完成情况分析，一旦出现项目延期，难以追溯原因及责任人
3. 通用方案的局限性
3.1 成本高
- 开发周期长，时间成本高；
- 开发费用高昂，经济成本高；
- 功能冗余，模块多而繁杂，上手门槛高，学习成本高；
3.2 灵活性差
- 无法定制化：不能根据自身的实际业务流程，自定义调整表单流程，打造定制化系统；
- 系统调整难：系统无法随时调整，无法适应业务快速变化或新业务模块的使用需求；
- 无法连接客户：不支持外部用户场景，对于业务实现有一定的局限性；
4. 项目管理解决方案
4.1 方案架构图
4.2 方案亮点
亮点一：数据大屏实时更新，汇报PPT一键生成
项目管理场景中，项目经理需要定期对上级领导汇报项目进展，同时也经常有面向客户汇报项目情况的需求，因此准备汇报数据及PPT成为了项目经理的工作内容中不可或缺的一部分。
痛点
- 数据汇总困难：缺少数据协同工具，项目表单多，内部协作流程复杂，最新版数据信息不同步；
- 数据分析耗时：定期对项目进度、风险、工单、回款等数据进行人工整理分析，并绘制图表，耗时耗力，特别是多项目管理的情况下；
- PPT制作耗时：对上级或客户汇报项目时，经常需要考虑美观度和专业性的角度，因此制作PPT也会耗费大量心力，耽误项目工作。
方案 - 统一数据协同工具：全部协作流程通过伙伴云进行，表单数据全部留档，最新数据实时更新；
- 搭建数据大屏：直观展示关键业务数据，帮助管理者快速了解运营状况，及时准确做出决策；
- 预置汇报PPT模板：使用伙伴云的Page页面能力，预先搭建好PPT模板，内置数据分析图表，每次汇报前只需要更新文字即可，极大缩短汇报类工作的时间投入。
价值
-
数字化程度提高，数据分析实时更新，关键指标直观展示
-
缩短重复性工作耗时，提高工时利用率
-
PPT质量稳定，汇报图表美观专业
亮点二：项目全生命周期，一张表，轻松搞定项目协作
痛点 资料混乱易丢失：表单信息杂，沟通成本高，数据孤岛问题严重，项目从立项到验收的信息分散，管理者无法及时获知项目现状，影响决策和执行效率变更通知不及时：项目信息涉及多个利益相关方，文档传输版本多，传统的沟通方式存在时效性和准确性问题，信息同步困难缺少风险预警：风险报告和解决不及时，影响项目验收和回款。
方案 全生命周期数据打通，项目档案、变更记录、工单日报、合同信息统一存放管理，随用随查；权限独立划分，系统千人千面；建立风险预警机制，根据系统自定义规则获取风险，共享风险信息，并提醒相关负责人；
价值 团队管理并共享项目资料，无需维护多套资料，提高工作效率和协作质量充分掌握项目信息，变更、沟通记录留痕可追溯，数据安全有保障及时识别项目风险并预警，有效跟踪风险保障项目顺利开展
亮点三：项目进度可视化实时更新，逾期自动提醒
痛点 项目进度信息更新不及时，且缺乏可视化进度展示工具，难以直观把握项目实时进展；缺少任务进度和执行反馈，任务完成的及时性和质量没有保障，影响项目进度和验收缺少逾期提醒，无法及时调整工作进度，也无法追溯逾期原因
方案 将复杂流程有序拆解，固化同类型项目的标准业务流程，根据项目类型一键生成所有阶段项目进度实时更新，关键节点自动提醒，甘特图直观展现阶段和任务进度项目即将逾期提醒与已逾期标记，逾期原因环节可追溯
价值 项目进度实时更新，信息及时准确可视化程度提高，一键生成阶段，工作效率提升
亮点四：资金流有效监控与预警，提高财务管理透明度与效率
痛点 财务数据需要手动填写和计算大量信息，容易出错且费时费力无法实时监控资金流动情况，超支超付风险难以及时发现介入，易造成较大资金缺口或亏损没有强大的财务报表生成功能，难以实时直观地展示项目的财务情况，导致管理者决策延迟或失误。
方案 线下流程线上化，同时支持数据批量导入，应收应付数据自动计算更新系统实时监控项目资金流，如预算消耗进度、回款及时性，关键节点发送提醒，帮助项目经理及时调整预算和资源分配自动化资金汇总和统计分析，各合同、项目的财务情况和走势一目了然
价值 财务数据录入即计算，计算即可见，提升效率预算耗尽或超支情况实时监控，帮助项目团队更有效地控制成本、提高资金利用效率自动生成报表和图表，实时分析业务数据变动情况，帮助管理层进行决策!
亮点五：团队人员负载清晰，日报工时成本精准核算
痛点
- 成本核算难： 日报无法实时统计，各项目工时成本投入不清晰，影响预算制定与实时利润核算；
- 负载不清晰： 缺少工作量看板，无法掌握员工承接项目与交付情况，影响资源的合理协调与分配；
- 逾期难追溯： 缺少项目维度每日人员任务完成情况分析，一旦出现项目延期，难以追溯原因及责任人
方案
- 系统自动根据当日任务，生成日报，提醒员工填写
- 实时更新日报工时与进度至项目信息，影响项目进度和成本核算
- 配置工时投入看板，呈现员工承接项目与交付情况，进行逾期分析
价值
- 员工工作量与完成度清晰可见，便于团队管理
- 项目工时成本实时更新，方便项目管理
亮点六：客户360，全方位集成客户跟进到回款的所有信息
痛点
- 客户相关单据多，资料易丢失，且“销售”“项目”“财务”等部门信息不同步；
- 跟进与合作记录不集中，沟通成本高，老客户交接难，客户满意度低；
方案 - 客户全生命周期管理，跟进记录、销售合同、合作项目、服务工单清晰留存，随用随查
- 独有的客户合作情况分析，打开客户信息即可看到该客户的合作历史与回款信誉度
价值 - 快速获取客户关键信息，提高服务针对性，促进成单
- 历史信息集成留档，员工交接与协作效率提高，客户满意度提升
5. 模块介绍
5.1 客户管理
- 客户信息： 全面记录客户信息，集成相关合同项目数据，构建客户全景视图。
- 客户联系人： 详细记录每个客户联系人的信息，确保对接客户过程中找对人，做对事。
- 客户跟进： 详细记录与客户的每一次交流，把握客户需求、反馈，促进成交及客户满意度提升。
- 合作分析： 自动化统计关键财务数据，展示合作金额与频率，分析回款及时性，形成合作分析。
5.2 销售合同
- 销售合同： 记录销售合同信息，并内置审批流程，签约完成后自动推进项目排期；
- 收款计划： 根据合同约定录入收款计划，逾期自动预警。
- 增补合同： 基于主合同记录增补合同，主合同自动汇总增补后合同总额。
5.3 项目总览
- 项目档案： 项目360，一个界面全方位管理项目启动到验收所需的全部数据信息。
- 项目阶段: 3级WBS结构，可视化项目甘特图，项目阶段自动生成。
- 项目任务： 可关联项目阶段，任务分配、接收、执行过程自动更新任务状态。
- 预算管理： 预算制定、预算消耗进度管理、预算状态自动变更及超支预警。
- 逾期管理： 项目进度、阶段、任务逾期的自动化提醒。
5.4 项目执行
- 项目变更: 项目经理、预算、需求等变更信息录入与审批，变更记录留痕。
- 项目风险: 系统预置自动化判断超支超付、逾期等风险，提醒相关人员并生成风险记录，同时支持手动录入项目风险，生成待办，可手动关闭。
- 项目工单: 记录项目前中后期所有的服务支持工作，如售前支持、风险处理、售后服务等，也可根据实际需求，用于其他业务处理，如跨部门协作工单。
- 项目验收: 所有任务均完成后可申请验收，内置审批流程，审批通过自动更新项目阶段。
- 资料库：统一留存项目过程中产生的各版本项目资料，便于查询追溯。
5.5 采购管理
- 供应商： 记录供应商信息，自动汇总每个供应商的发票、已付款、待付款信息。
- 采购合同： 记录对外付款的采购合同，并内置审批流程，支持分批支付和发票等级
- 合作分析： 自动化统计关键财务数据，展示合作金额与频率，分析合作情况。
5.6 人员管理
- 人员名册： 管理所有在职/离职人员部门信息及直属领导，便于所有相关表格引用与权限分配；
- 日报信息: 自动生成每日日报，定时提醒日报填写，日报状态、总工时自动计算；
- 工时信息： 根据任务自动生成工时明细并绑定当日日报，同时支持手动创建。工时填报后，系统自动返回更新任务执行进度，并计算工时成本。
- 制度公告： 拟定并发送制度公告，管理公告生效状态，支持定向发布公告内容，设置可见范围
5.7 财务管理
- 费用报销： 支持一次报销多个项目费用，线上化审批，自动生成财务待付款记录，成本计入相关项目；
- 收款付款: 详细记录收付款数据，加强财务流程的透明度和合规性。
- 开票收票： 规范开票及收票流程，确保财务数据的准确性和及时性。
- 预算管理: 实时同步项目支出与预算占比，预算状态自动变更及预警。
- 银行账户: 记录公司所有银行账户信息及收支流水统计。
6. 结语
伙伴云通用项目管理解决方案涵盖了客户管理、项目阶段、任务分配、进度跟踪、团队协作、合同管理、财务管理等全面的功能模块，满足了项目管理场景的各个方面需求。并且支持根据企业需求定制化功能和界面，满足不同行业和企业的特定管理要求。
同时支持团队成员实时协作和信息共享，可随时查看项目进展、更新任务情况，促进团队的高效沟通和协作。可以生成可视化的数据分析报表、帮助管理层及时了解项目进展情况，做出有效决策。
工具于企业正如武器于战场，伙伴云通用项目管理解决方案以其全面的功能、易用性高、灵活定制等优势，成为众多企业选择的首选项目管理工具。