本系统是基于零代码构建的一款针对企业财务人员的财务OA系统，系统包含了客户管理、供应商管理、合同管理、费控报销、资金管理、收款管理、付款管理、发票管理、员工薪资管理等模块的内容，旨在帮助中小企业精准费控，规范财务流程，从而帮助企业轻松实现降本增效。

本手册旨在为您详细介绍企业成员如何高效利用本财务OA系统进行日常操作，在启用本系统前，系统管理人员需要先进行系统的初始化操作，主要包含以下两方面：

• 「账号注册与权限分配」：为确保每位用户能够顺畅访问所需功能，系统启用前需完成员工账号的注册工作，并根据需要配置员工权限。
• 「基础资料维护」：系统的高效运行离不开完善的基础资料支持。因此，我们需对系统基础数据进行细致配置，包括但不限于客户信息、供应商资料、商品/服务等。

完成以上系统初始化操作之后，后续相关的业务操作流程可参考以下内容：

• 「销售合同管理」：介绍了如何进行合同申请与审批、合同收退款、合同报销等内容。
• 「采购合同管理」：介绍了如何进行采购申请与审批、采购付退款等内容。
• 「差旅申请」：介绍了如何进行差旅申请与审批、差旅报销等内容。
• 「报销管理」：介绍了如何进行报销申请与审批、报销付款等内容。
• 「财务管理」：介绍了财务人员如何进行资金管理、收付款及退款、发票管理、薪资管理等内容。

1. 系统说明

在正式使用系统前，请联系客户经理开通企业，安装财务OA工作区。然后让企业员工开通账号，并邀请至工作区，为员工账号配置权限。

1.1 员工账号开通及邀请

为确保每位用户能够顺畅访问所需功能，系统启用前需完成员工账号的注册并将员工邀请至工作区。

1.1.1 登录/注册个人账号

联系客户经理提供系统登录链接，进入登录链接后，按照以下步骤进行账号注册

1.1.2 邀请员工至工作区

将用户邀请至【工作区】内，成为工作区成员，是开展协作的前提。

一共有三种方式邀请用户：

1. 使用被邀请人的手机号、邮箱，将用户邀请至工作区：

当发送邀请后，若通过手机号邀请，则被邀请人会收到短信通知，通过短信中的链接即可加入工作区；若通过邮箱邀请，则被邀请人邮箱会收到邮件，通过邮件中链接即可加入工作区

2. 使用邀请链接，点击链接的用户即可加入工作区

3. 使用企业通讯录邀请，可将已在【企业通讯录】内的企业成员，快速邀请至工作区：

1.2 员工权限分配

为确保了数据的安全性与操作的合规性，防止敏感信息泄露或误操作，需要对员工设置相应的权限。

系统已经预设了部分角色的权限内容，邀请人员进来之后，可在导航栏进入成员，找到指定人员，将其移动至某一个角色组中，该成员即可继承此角色的权限

1.3 审批执行人分配

本系统包含多个的审批流程，在使用审批流程之前，需要配置相关任务节点的审批人，以合同审批为例：进入到工作区后台，打开合同审批流程，找到人工任务，修改执行人并保存。

1.4 员工工作台

员工工作台为公司员工们提供了常用的快捷办公入口、审批入口等功能。

快捷办公：快捷办公是日常进行各项业务办理的快捷入口，点击按钮即可进入到相应的表格视图，包括销售合同、采购合同、报销申请、差旅申请、转账申请、商品/服务、客户管理、供应商管理、员工薪资、提成明细等。

流程：员工发起的所有审批、待员工处理的审批均可在此处查询、办理。

1.5 财务工作台

1. 此为财务专属工作台，为财务提供了常用的快捷办公入口，包括销售合同、采购合同、收款管理、付款管理、资金账户、账户转账、销项发票、进项发票、商品/服务、收支类型。
2. 并提供了待办/审批事项、应收应付管理、资金流水管理、报销管理、发票管理、员工薪资管理等常用操作入口。
   1. 待办事项：待回款合同、待付款合同、待付款报销单、待开票收款单、待收票付款单
   2. 审批待办：我处理的审批、我发起的审批
   3. 合同管理：销售合同列表、采购合同列表
   4. 应收管理：待收款合同、合同收款记录、月应收统计、销售回款跟踪
   5. 应付管理：待付款合同、采购付款单、月采购应付、采购合同付款跟踪
   6. 资金流水：资金账户、收付款流水、月账户收付款统计、账户转账记录
   7. 报销管理：待付款报销单、费用报销趋势、报销申请分布、报销类型分析
   8. 员工薪资：统计月度销售提成、应发工资、实发工资，待付款薪资单、员工薪资明细、员工薪资汇总
   9. 往来单位：客户总账、供应商总账

2. 基础资料

基础资料是系统运行必不可少的内容，在系统正式启用前，我们需要先进行基础资料的录入，需要维护的内容包含组织架构、客户、供应商、提成类型、商品/服务、收支类型等，后续业务发生时若涉及到新增的基础资料，可以在业务进行过程中根据需要单独增加。

2.1 组织架构

2.1.1 部门管理

部门管理是企业内部的各部门的信息，本系统中主要包含部门名称、部门领导，企业可根据实际情况修改。

管理人员可以在【表格】->【员工薪资】中找到【部门】表格，点击【添加数据】按钮添加部门。

2.1.2 员工管理

在本系统中，员工管理主要是对员工基本信息的记录管理，例如姓名、账号、手机号、身份证号、部门等基本薪，还包含基本工资、五险一金(详见五险一金配置)、社保缴纳基数、医保缴纳基数、公积金缴纳基数等，用于员工薪资的计算。企业可根据实际情况修改。

管理人员可以在【表格】->【员工薪资】中找到【员工表】表格，点击右上角【添加数据】按钮添加员工数据

也可以采用导出导入的方式导入已有员工数据。

2.2 客户管理

客户指的是企业商品/服务所销售的对象，在系统中我们能够统一管理客户档案，包含客户基础信息、账款信息等，并能够基于客户进行合同、收付款、差旅报销、发票等信息的创建、查询和分析，便于业务人员更好实现客户关系的管理，挖掘客户价值，促进销售业绩增长；便于财务人员管理客户的各项账款信息，防范财务风险。

2.2.1 新建客户

1. 直接创建

当企业业务人员谈了新客户时，可在系统中添加新客户，在员工工作台的快捷方式中，点击【客户管理】，进入客户管理表格，点击右上角【创建】打开客户创建界面，填写客户信息后点击【保存】即可。

2 导入创建

如果已经有了一部分客户信息，也可以采用导出导入的方式导入已有客户数据。先导出excel模板，在excel中模板中填写已有客户信息，再将excel导入到系统中。

2.2.2 客户信息

本系统中在客户信息的详情页除了可以查看客户的基本信息，还可查看与该客户相关的合同记录、收款记录、差旅报销、发票记录，并对客户进行与客户相关的业务办理，比如新增合同、新增收款、新增开票、新增报销、新增差旅。

下面将逐项介绍客户的基本信息、合同记录、收款记录、差旅报销、发票记录、业务办理中的内容。

1. 基本信息

基本信息中包含客户的基础信息、款项信息。

款项信息中：

签约总额=对该客户的销售合同中的合同总额求和

已回款金额=对该客户的收款单中的收款金额求和

已退款金额=对该客户的收款单中的退款金额求和

待收款金额=签约总额-已退款金额-已回款金额

已开票金额=对该客户的销项发票中的发票金额求和

待开票金额=已回款金额-已开票金额

总利润=对该客户的销售合同中的合同利润求和

报销支出总额=报销申请的报销总额求和

2. 合同记录

在合同记录中可以查看对该客户的合同趋势、购买商品/服务分布、合同列表、合同明细列表。

3. 收款记录

在收款记录中可以查看对该客户的销售总额、已收总额、待收总额、收款趋势、收款单列表、收款明细列表。

销售总额：取自该客户的签约总额

已收款总额：取自该客户的已回款金额

待收总额：取自该客户的待收款金额

4. 差旅报销

在差旅报销中可以查看对该客户的总利润、报销支出、报销趋势、报销类型占比、报销单列表、报销明细列表、差旅申请列表。

总利润：取自该客户的总利润

报销支出：取自该客户的报销支出总额

5 发票记录

在发票记录中可以查看对该客户的已开票总额、待开票总额、开票趋势、发票记录列表。

已开票总额：取自该客户的已开票金额

待开票总额：取自该客户的待开票金额

6. 业务办理

在客户信息详情页，业务人员可以点击右上角的快捷按钮进行相应月舞的，可以新增合同、新增收款、新增开票、新增报销、新增差旅。

2.3 供应商管理

供应商指的是向企业提供原材料、零部件、产品或服务等的个人、企业或其他组织，业务人员可在系统中进行供应商档案的管理，包括供应商基础信息、账款信息等，并可基于供应商进行采购合同、付款、开票等信息的录入和查询，确保企业供应链的稳定，降低采购成本。

2.3.1 新建供应商

1. 直接创建

当企业业务人员谈了新的供应商时，可在系统中添加新供应商，在员工工作台的快捷方式中，点击【供应商管理】，进入供应商管理表格，点击右上角【创建】打开供应商创建界面，填写供应商信息后点击【保存】即可。

2. 导入创建

如果已经有了一部分供应商信息，也可以采用导出导入的方式导入已有供应商数据。先导出excel模板，在excel中模板中填写已有供应商信息，再将excel导入到系统中。

2.3.2 供应商档案

点击展开详情可以查看供应商的详细信息。除了可以查看供应商的基本信息，还可查看与该供应商相关的采购合同、付款记录、开票记录。

款项/发票信息中

采购总额=对该供应商的采购订单中的采购总额求和

已付总额=对该供应商的付款单中的付退款金额求和

退款总额=对该供应商的付款单中的退款金额求和

待付总额=采购总额-已付总额-退款总额

已开票总额=对该供应商的进项发票中的发票金额求和

待开票总额=已付总额-已开票总额

2.3.3 供应商业务办理

在供应商信息详情页，业务人员可以点击右上角的快捷按钮进行相应操作，可以新增采购合同、新增采购付款。

2.4 提成类型

在本系统中，默认包含商品、服务两个提成类型。提成类型主要用于区分商品与服务，以及指企业员工在售卖商品/服务后，在提成记录中根据提成比例计算提成。

在系统导航栏，点击【表格】->【销售提成】->【提成类型】进入提成类型表格，点击右上角【添加数据】打开提成类型创建界面，填写提成类型信息后点击【保存】即可。

2.5 商品/服务

商品/服务主要是指企业对外出售的商品或者服务，用于业务人员在签定销售合同、采购合同时选择，以及用于企业经营、费用、利润分析。

在财务工作台的快捷方式中，点击【商品/服务】，进入商品/服务管理表格，点击右上角【创建】打开商品/服务创建界面，填写商品/服务信息后点击【保存】即可。

如果已有商品/服务数据，也可以采用导出导入的方式导入已有数据。

2.6 收支类型

收支类型指的是企业财务活动中不同类型的收入与支出。明确这些类型能够帮助财务人员准确记录与管理各项财务活动，从而为决策提供可靠的数据支持。不同的收支类型参与了财务数据的多维度分析，使得企业能够掌握其经济状况与资金运作的效率。

在财务工作台的快捷方式中，点击【收支类型】，进入收支类型表格，点击右上角【创建】打开收支类型创建界面，填写收支类型信息后点击【保存】即可。

3. 销售合同

企业人员能够在系统中能够录入合同的基本信息，上传合同附件，进行合同审批。并在销售合同中能够管理合同的款项、商品、报销、收支、发票、销售提成等信息，有利于规范销售流程，提高销售效率，规避合同风险。并且系统能够基于合同归集各项成本，实时核算合同毛利，为企业降低销售成本，进行经营决策提供数据支持。

3.1 新建销售合同

当企业业务人员与客户谈好合同后，可在系统中新建销售合同，在员工工作台的快捷方式中，点击【销售合同】，进入销售合同表格，点击右上角【创建】打开销售合同的创建界面，填写销售合同信息、销售合同明细信息后，可点击【发起流程】直接发起审批，或者选择【仅保存数据】，二次确认后再发起审批。

3.2 销售合同审批

1. 业务人员完成销售合同审批的流程发起后，系统流程会自动流转到合同审批人进行审批，合同审批人选择同意/不同意（销售合同的审批人以及审批流程，可根据实际情况自定义）。

1. 当合同审批人审批通过后，合同申请人会收到审批通过的通知。
2. 当合同审批人审批驳回时，合同申请人员会收到驳回通知，合同申请人员可以进入员工工作台>我处理的，点击【办理】>【修改合同】，进行修改后重新发起。

3.3 销售提成

在销售合同审批通过后，系统会根据销售的商品/服务明细和提成类型，自动生成销售提成记录，无需手动创建。

员工可以在员工工作台，点击【提成明细】，进入到提成记录表格，查看自己的提成明细。

3.4 销售合同收款

当业务人员确认销售合同有收款后，可在销售合同中操作进行收款，具体操作流程如下：

1. 在员工工作台，快捷方式中点击【销售合同】，进入销售合同列表，在列表中找到收款的销售合同，点击【收款】，即可打开收款单创建界面。

2. 在收款单创建界面，填写收款单、收款明细等信息后，可点击【发起流程】直接发起审批，或者选择【仅保存数据】，二次确认后再发起审批。

3.5 销售合同退款

如果有销售合同需要退款，可在销售合同中操作进行退款，具体操作流程如下：

1. 在员工工作台，快捷方式中点击【销售合同】，进入销售合同列表，在列表中找到收款的销售合同，点击【退款】，【勾选】需要退款的产品后，点击【确定】即可打开退款单创建界面。

2. 在退款单创建界面，填写退款单、退款明细等信息后，可点击【发起流程】直接发起审批，或者选择【仅保存数据】，二次确认后再发起审批。

注意：收款单与退款单，收款明细与退款明细使用的是相同的表格。退款时，请在收款金额填写负值。

3.5 销售合同报销

当业务人员因公需要根据销售合同进行报销时，可在销售合同中操作进行报销，具体操作流程如下：：

1. 在员工工作台，快捷方式中点击【销售合同】，进入销售合同列表，在列表中找到收款的销售合同，点击【报销】，即可打开报销单创建界面。

2. 在报销单创建界面中，填入报销的申请说明以及报销明细，点击【仅保存数据】后，点击【录入发票】，系统会根据所填写的报销明细自动弹出对应需填写的发票明细，此时仅需要上传发票信息即可完成发票录入。
3. 发票录入成功后，可使用系统的智能发票识别功能，进行发票识别，并补充更多发票信息至系统中。

4. 采购合同

企业人员能够在系统中能够录入采购合同的基本信息，采购产品明细，上传合同附件，并支持采购审批流程。有利于企业规范采购过程，降低采购成本。

4.1 新建采购合同

当企业业务人员与供应商谈好采购事宜后，可在系统中新建采购合同，在员工工作台的快捷方式中，点击【采购合同】，进入采购合同表格，点击右上角【创建】打开采购合同的创建界面，填写采购合同信息、采购合同明细信息后，可点击【发起流程】直接发起审批，或者选择【仅保存数据】，二次确认后再发起审批。

4.2 采购合同审批

1. 采购申请人完成采购合同审批的流程发起后，系统流程会自动流转到采购审批人进行审批，采购审批人选择同意采购/驳回修改（采购的审批人以及审批流程，可根据实际情况自定义）。

2. 当采购审批人审批通过后，采购申请人会收到审批通过的通知。
3. 当采购审批人审批驳回时，采购申请人员会收到驳回通知，采购申请人员可以进入员工工作台>我处理的，点击【办理】>【修改差旅申请】，进行修改后重新发起。

4.3 采购合同付款

当业务人员确认需要向供应商付款后，可在采购合同中操作进行付款，具体操作流程如下：

1. 在员工工作台，快捷方式中点击【采购合同】，进入采购合同列表，在列表中找到需要付款的采购合同，点击【采购付款录入】，即可打开付款单创建界面。

2. 在付款单创建界面，填写付款单、付款明细等信息后，可点击【发起流程】直接发起审批，或者选择【仅保存数据】，二次确认后再发起审批。

4.4 采购合同退款

如果有采购合同需要退款，可在采购合同中操作进行退款，具体操作流程如下：

1. 在员工工作台，快捷方式中点击【采购合同】，进入采购合同列表，在列表中找到退款的采购合同，点击【采购退款录入】，【勾选】需要退款的产品后，点击【确定】即可打开退款单创建界面。

2. 在退款单创建界面，填写退款单、退款明细等信息后，可点击【发起流程】直接发起审批，或者选择【仅保存数据】，二次确认后再发起审批。

注意：付款单与退款单，付款明细与退款明细使用的是相同的表格。退款时，请在付款金额填写负值。

5. 差旅申请

差旅指企业人员需要因公外出，人员可在系统中进行差旅申请以及差旅报销等操作。

5.1 差旅申请

在员工工作台的快捷方式中，点击【差旅申请】，进入差旅申请表格，点击右上角【创建】进入差旅申请表单页面，填写差旅事由、客户等信息后，可点击【发起流程】直接发起审批，或者选择【仅保存数据】，二次确认后再发起审批。

5.2 差旅审批

1. 完成差旅审批的流程发起后，系统流程会自动流转到差旅审批人员进行审批，审批人员选择同意/不同意（差旅的审批人以及审批流程，可根据实际情况自定义）。

2. 当差旅审批人员审批通过后，申请人员会收到审批通过的通知。
3. 当差旅审批人员审批驳回时，申请人员会收到驳回通知，申请人员可以进入员工工作台>我处理的，点击【办理】>【修改差旅申请】，进行修改后重新发起。

5.3 差旅报销

当业务人员完成差旅后，可进入差旅申请单中进行报销申请，具体操作流程如下：

1. 在员工工作台，快捷方式中点击【差旅申请】，进入差旅申请列表，在列表中找到你的差旅申请数据，点击【报销】，即可跳转至报销单创建页面。

2. 在报销单创建页面中，填入报销的申请说明以及报销明细，点击【仅保存数据】后，点击【录入发票】，系统会根据所填写的报销明细自动弹出对应需填写的发票明细，此时仅需要上传发票信息即可完成发票录入。
3. 发票录入成功后，可使用系统的智能发票识别功能，进行发票识别，并补充更多发票信息至系统中。

6. 报销管理

报销是指个人因公事而产生费用时，向单位或者组织申请补偿的过程。系统中支持基于客户、合同、差旅以及日常公司报销管理

6.1 报销申请

在系统中进行报销申请，可按照以下操作流程进行，对于差旅相关的报销，详见8.3差旅报销：

1. 进入员工工作台>快捷方式，点击【报销申请】，进入报销申请表格，点击右上角【创建】打开报销申请的创建界面，填入必填项如申请人员、报销明细等。若选择上对应的客户、合同或者差旅申请，则报销的费用会作为成本归集至客户、合同或者差旅申请中。

2 按照以上流程，填写完报销申请信息后，点击【仅保存数据】
3. 若有发票，则点击【录入发票】，进行发票信息的录入，上传发票文件，并点击【发票识别】，智能识别更多的发票信息存入系统中；若无发票则可直接点击右上角【发起流程】，发起报销审批。

6.2报销审批

1. 发起报销申请后，流程会流转至报销审批人进行审批，审批人员选择同意/不同意（报销的审批人以及审批流程，可根据实际情况自定义）。

2. 当报销审批人员审批通过后，报销申请人员会收到审批通过的通知。
3. 当报销审批人员审批驳回时，申请人员会收到驳回通知，申请人员可以进入员工工作台>我处理的，点击【办理】>【修改报销申请】，进行修改后重新发起。

6.3 报销付款

当报销申请审批通过以后，即可由报销申请人或者财务人员进行报销付款的申请。

1. 在员工工作台，快捷方式中点击【报销申请】，进入报销申请列表，在列表中点击【待付款报销单】，找到指定报销单，点击【付款】，即可打开付款单创建界面。

2. 在付款单创建界面，填写付款单、付款明细等信息后，可点击【发起流程】直接发起审批，或者选择【仅保存数据】，二次确认后再发起审批。

7. 财务管理

财务人员可以在本系统中进行资金管理、收款管理、付款管理、退款管理、报销管理、发票管理、员工薪资管理等。对于上述管理内容，本系统为财务人员需提供了专属的财务工作台，财务人员日常能够在财务工作台中进行系统的操作。

7.1 资金管理

资金管理是指对企业资金流程的控制管理过程，在本系统中主要包括对资金账户以及账户间转账、收付款等操作造成的资金流转的记录。

7.1.1 新建资金账户

在财务工作台的快捷方式中，点击【资金账户】，进入资金账户表格，点击右上角【创建】打开资金账户创建界面，填写资金账户信息后点击【保存】即可。

7.1.2 查看账户详情

点击展开详情可以查看资金账户的详细信息。除了可以查看资金账户的基本信息，还可查看与该资金账户相关的收款记录、付款记录、划入记录、划出记录。

资金账户信息中

期初余额=录入资金账户时填入的账户余额

收款总额=对该资金账户的收款单中的收/退款金额求和

付款总额=对该资金账户的付款单中的付/退款金额求和

转入总额=对转账记录中划入账户是该资金账户的划转金额求和

转出总额=对转账记录中划出账户是该资金账户的划转金额求和

账户余额=期初余额+收款总额-付款总额+转入总额-转出总额

7.1.3 账户转账

在财务工作台的快捷方式中，点击【账户转账】，进入账户转账表格，点击右上角【创建】打开账户转账创建界面，填写转账信息后点击【保存】即可。

7.1.4 资金流水

在财务工作台可以查看资金流水相关信息，包含了资金账户列表、收款单列表、付款单列表、账户转账记录列表以及月账户收款统计、月账户付款统计、月账户划转统计。

7.2 收款管理

收款管理是指对企业在经营过程中所有关于收款的操作。

7.2.1 收款申请

企业收款来源有多种，有基于销售合同的收款，详见销售合同收款，对于其他类型的收款，详见以下操作流程：

1. 在财务工作台，快捷方式中点击【收款管理】，进入收款单列表，点击右上角【创建】打开收款单的创建界面。

2. 在收款单创建界面，填写收款单、收款明细等信息后，可点击【发起流程】直接发起审批，或者选择【仅保存数据】，二次确认后再发起审批。

如果在收款单中选择了客户、销售合同，该收款到会关联到对应的客户、销售合同上。

7.2.2 收款审批

1. 收款审批的流程发起后，系统流程会自动流转到收款审批人进行审批，收款审批人选择同意/不同意（收款审批人以及审批流程，可根据实际情况自定义）。

2. 当收款审批人审批通过后，收款申请人会收到审批通过的通知。
3. 当收款审批人审批驳回时，收款申请人员会收到驳回通知，收款申请人员可以进入财务工作台>我处理的，点击【办理】>【修改收款单】，进行修改后重新发起。

7.2.3 收款查询

如果需要查询收款记录，财务人员可以在财务工作台【资金流水】，根据收款日期、收款账户、收款申请人搜索查询收款记录以及资金账户的月收款统计

7.3 付款管理

付款管理是指对企业在经营过程中所有关于付款的操作。

7.3.1 付款申请

企业付款来源有多种，有基于采购合同的收款，详见采购合同付款；有基于报销的付款，详见报销付款；对于其他类型的付款，详见以下操作流程：

1. 在财务工作台，快捷方式中点击【付款管理】，进入付款单列表，点击右上角【创建】打开付款单的创建界面。

2. 在付款单创建界面，填写付款单、付款明细等信息后，可点击【发起流程】直接发起审批，或者选择【仅保存数据】，二次确认后再发起审批。

如果在收款单中选择了供应商、采购合同，该付款到会关联到对应的供应商、采购合同上。

7.3.2 付款审批

1. 付款审批的流程发起后，系统流程会自动流转到付款审批人进行审批，付款审批人选择同意/不同意（付款审批人以及审批流程，可根据实际情况自定义）。

2. 当付款审批人审批通过后，付款申请人会收到审批通过的通知。
3. 当付款审批人审批驳回时，付款申请人员会收到驳回通知，付款申请人员可以进入财务工作台>我处理的，点击【办理】>【修改付款单】，进行修改后重新发起。

7.3.3 付款查询

如果需要查询付款记录，财务人员可以在财务工作台【资金流水】，根据付款日期、付款账户、付款申请人搜索查询付款记录以及资金账户的月收款统计

7.4 退款管理

在企业经营过程中，有可能会对销售合同、采购合同进行退款，在本系统中，我们可以按如下内容进行操作。

7.4.1 销售退款

如果有销售合同需要退款，可在销售合同中操作进行退款，具体操作流程如下：

1. 在财务工作台，快捷方式中点击【销售合同】，进入销售合同列表，在列表中找到收款的销售合同，点击【退款】，【勾选】需要退款的产品后，点击【确定】即可打开退款单创建界面。

2. 在退款单创建界面，填写退款单、退款明细等信息后，可点击【发起流程】直接发起审批，或者选择【仅保存数据】，二次确认后再发起审批。

注意：收款单与退款单，收款明细与退款明细使用的是相同的表格。退款时，请在收款金额填写负值。

7.4.2 采购退款

如果有采购合同需要退款，可在采购合同中操作进行退款，具体操作流程如下：

1. 在财务工作台，快捷方式中点击【采购合同】，进入采购合同列表，在列表中找到退款的采购合同，点击【采购退款录入】，【勾选】需要退款的产品后，点击【确定】即可打开退款单创建界面。

2. 在退款单创建界面，填写退款单、退款明细等信息后，可点击【发起流程】直接发起审批，或者选择【仅保存数据】，二次确认后再发起审批。

注意：付款单与退款单，付款明细与退款明细使用的是相同的表格。退款时，请在付款金额填写负值。

7.5 发票管理

发票是指税务机关依法对发票的印制、领购、使用、保管、检查及违法处理的全过程进行筹划、组织、监督、控制所开展的各项活动的总称，是税收管理的重要组成部分。

在本系统中，主要是对本企业对外开出的发票（销项发票）、以及外部单位对本企业所开发票（进项发票）的记录。

7.5.1 销项发票

销项发票是指本企业外开出的发票。在本系统中主要来自收款完成后需要开票的情况。

当收款完成后，财务人员可以在系统中对收款进行开票，具体操作流程如下：

1. 在财务工作台，快捷方式中点击【收款管理】，进入收款单列表，在列表中找到需要开票的收款单，点击【开票】，即可打开销项发票的创建界面。

2. 在销项发票的创建界面，填写发票信息后，点击【保存】即可。保存后，点击【发票识别】按钮可进行发票识别，发票识别会自动将发票中的更多信息存入系统中。

7.5.2 进项发票

进项发票是指外部单位对本企业所开发票。在本系统中主要来自报销时录入的发票、以及付款完成后外部单位对本企业开票的情况。报销时录入发票详见报销申请；付款完成后，外部单位对本企业开票，财务人员可以在系统中对付款进行开票录入，具体操作流程如下：

1. 在财务工作台，快捷方式中点击【付款管理】，进入付款单列表，在列表中找到需要开票的付款单，点击【开票】，即可打开进项发票的创建界面。

2 在进项发票的创建界面，填写发票信息后，点击【保存】即可。保存后，点击【发票识别】按钮可进行发票识别，发票识别会自动将发票中的更多信息存入系统中。

7.5.3 发票识别与发票核验

在销售发票、进项发票中，可以点击发票识别按钮识别上传的发票PDF/图片中的发票信息并将识别结果自动填入到对应的信息字段；也可以通过发票核验按钮核验发票是否作废。

发票核验需要在发票识别完成后才能核验。

7.5.3.1 准备工作

注册腾讯云账号并创建API密钥

购买腾讯云发票识别API

购买腾讯云发票核验API

7.5.3.2 发票识别

点击发票识别按钮，上传发票即可。

7.5.3.3 发票核验

勾选需要发票核验的数据，点击发票核验按钮。

7.6 员工薪资

7.6.1 五险一金配置

五险一金是指用人单位给予劳动者的几种保障性待遇的合称，包括基本养老保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险及住房公积金。

本系统中，已经设置了标准比例的五险一金配置数据，企业可根据实际情况修改。

五险一金配置之后，请在员工信息中设置员工的五险一金字段信息。

7.6.2 员工薪资创建

当员工入职，系统管理人员在员工管理中录入了员工信息后，系统会自动生成员工当前月的薪资数据。之后每月1号，系统会自动生成在职员工的初始薪资数据，如需修改员工薪资，可在薪资信息中修改。

如果需要手动创建员工薪资，在财务工作台，点击【员工薪资】标签，点击待付款薪资列表右上角【创建】打开员工薪资创建界面，填写薪资信息后点击【保存】即可。

只需填写员工姓名、津贴、扣款字段，其他字段无需填写，系统会根据员工信息中的薪资配置相、五险一金配置自动计算。

7.6.3 薪资信息

薪资信息中，基本工资、津贴、扣款等字段是可以填写修改的；五险一金缴纳基数取自员工表中员工的缴纳基数数据；个人承担社保公积金、公司承担社保公积金可以通过缴纳基数以及五险一金配置的缴纳比例计算。绩效工资、应发工资、实发工资、员工成本是自动计算得出的。

如果当月员工基本工资、津贴、扣款、险金缴纳基数发生了变化，财务人员可在修改信息后点击【薪资重算】按钮重新计算员工当月薪资。

绩效工资=提成记录中的提成金额

应发工资=基本工资+绩效工资+津贴-扣款

实发工资=应发工资-个人缴纳五险一金

员工成本=应发工资+公司缴纳五险一金

7.6.4 薪资查询

在财务工作台，【员工薪资】标签页下，可以查询员工的薪资情况，包含本月销售提成统计、本月应该工资、本月实发工资、待付款薪资列表、每个员工历史薪资明细、每个员工的薪资汇总情况。

可以按员工、薪资年月进行筛选搜索。

7.6.5 薪资付款

1. 在财务工作台，【员工薪资】标签页下，在待付款薪资列表中勾选需要付款员工薪资，点击【付款】按钮，打开付款单的创建界面。

2. 在付款单创建界面，确认付款单、付款明细等信息后，可点击【发起流程】直接发起审批，或者选择【仅保存数据】，二次确认后再发起审批。

8. 数据看板

系统提供了4个数据看板，包含经营看板、利润看板、费控看板、销售大屏等，为企业经营决策提供数据支持。本章节详细介绍了每个数据看板中的组件以及对应的取数逻辑

8.1 经营看板

经营看板展示了年度的经营情况分析、收支分析、销售分析

以下罗列了各项指标的取数逻辑：

1. 目标达成情况：在汇总目标达成情况前，请先在【销售计划配置】表中，设定每年的年度计划，包含签约目标与回款目标
   1. 
   2. 本年签约目标达成：达成金额取的是签约时间为当年的【销售合同】的签约总额，目标金额为【销售计划配置】中的当年签约目标
   3. 本年回款目标达成：达成金额取的是收款时间为当年的，基于销售合同的收款总额，目标金额为【销售计划配置】中的当年的回款目标
2. 经营指标
   1. 本年支出：取【付款单】中，付款时间为当年的付款金额之和
   2. 现金账户余额：取【资金账户】中当前的账户余额之和
   3. 销售应收金额：取【销售合同明细】中的待收金额之和
   4. 采购应付金额：取【采购合同明细】中的待付款金额之和
   5. 报销应付金额：取【报销明细】中的待付款金额之和
3. 销售合同签约趋势：取当年的签约日期按月作为X轴，合同签约金额作为Y轴
4. 收入趋势：取当年的收款日期按月作为X轴，收款总额作为Y轴
5. 支出趋势：取当年的付款日期按月作为X轴，付款总额作为Y轴
6. 收/付款类型分布
   1. 在【收支类型】中维护收支类型数据
   2. 
   3. 收款类型分布：基于收入的类型进行分组，数值为收款总额
   4. 付款类型分布：基于支出的类型进行分组，数值为付款总额
7. 销售商品分布：基于商品/服务进行分组，数值为签约总额
8. 客单价分析：将当年的签约时间作为X轴，将客户数作为左Y轴，将客均消费（签约合同金额/客户数），作为右Y轴
9. 客户签约额top10：将客户作为Y轴，将签约合同总额作为X轴，并进行金额的倒叙排序，筛选出前10名
10. 产品销售额top10：将商品名称作为分组，统计商品的签约数量、合同总额，并基于合同总额进行排序，筛选出前10名

8.2 利润看板

利润看板中展示了年度的利润趋势分析以及合同、商品、部门的利润贡献分析

以下罗列了各项指标的取数逻辑：

1. 成本利润指标
   1. 本年签约：统计【销售合同明细】中签约时间为当年的签约金额总和
   2. 本年回款：统计【收款单】中收款时间为当年的收款金额的总和
   3. 销售毛利润：统计【销售合同】中签约时间为当年的合同利润的总和
   4. 商品成本：统计【销售合同】中签约时间为当年的商品成本的总和
   5. 费用报销：统计【报销申请】中报销时间为当年的报销金额的总和
   6. 销售提成：统计【提成记录】中业绩日期为当年的提成金额的总和
2. 月利润趋势：来源为【销售合同】，将签约时间按月作为X轴，将合同利润求和作为Y轴
3. 月利润分析：来源为【销售合同】，将签约时间按月作为分组，统计合同总额、合同利润，以及对应月环比，同比增长率
4. 合同利润top10：来源为【销售合同】，将合同编号作为分组，统计合同签约总额、商品成本、费用支出、销售提成、利润率（合同毛利润/合同总额）、合同利润，并按照合同利润作为排序，筛选利润排序前10
5. 商品毛利top10：来源为【销售合同明细】，以商品作为分组，统计商品平均单价（签约额/销售数量）、总签约额、毛利率（商品毛利润/签约金额）、毛利润贡献
6. 部门创造利润top10：来源为【销售合同】，以部门作为分组，统计合同签约总额、商品成本、费用支出、销售提成、利润率（合同毛利润/合同总额）、合同利润，并按照合同利润作为排序，筛选利润排序前10

8.3 费控看板

费控看板中展示了各类型的费用支出、费用趋势、采购分析、报销分析以及员工的薪资分析

以下罗列了各项指标的取数逻辑：

1. 费用数据指标
   1. 本月总支出：统计【付款单】中，付款为本月的付款总额
   2. 本月采购总额：统计【付款单】中，采购申请日期为本月的采购总额
   3. 本月采购付款额：统计【付款单】中，付款日期为本月的，采购合同已填写的付款金额
   4. 本月报销支出：统计【付款单】中，付款日期为本月的，报销单已填写的付款金额
   5. 本月工资支出：统计【付款明细】中，付款日期为本月的，付款类型为销售费用-销售人员工资的付款金额
   6. 本月其他支出：统计【付款明细】中，采购合同、报销单、员工薪资均未填写的的付款金额
2. 费用支出趋势：数据来源于【付款单】，付款日期按月作为X轴，付款金额作为Y轴
3. 支出类型分布：数据来源于【付款明细】，付款类型的一级、二级分类作为行分组、付款日期作为列分组，统计付款金额
4. 采购趋势：数据来源于【采购合同明细】，采购申请日期按月作为X轴，采购总额作为左Y轴，采购订单数作为右Y轴
5. 采购产品top10：来源于【采购合同明细】，按照采购产品分组，统计采购总额排行前10的产品
6. 费用报销趋势：来源于【报销明细】，将报销申请日期按月作为X轴，申请金额作为左Y轴，已付款金额、待付款金额作为右Y轴统计
7. 报销申请分布：来源于【报销明细】，将报销的费用类型作为分组，统计报销金额
8. 月报销类型分析：来源于【报销明细】，按照申请日期、一级分类、二级分类作为行分组，统计报销金额
9. 部门报销分析：来源于【报销明细】，按照申请日期、部门、申请人员、费用类型作为行分组，统计报销金额与报销付款金额
10. 薪资支出趋势：来源于【员工薪资】，将薪资日期按月作为X轴，实发工资作为Y轴统计
11. 部门/人员薪资统计：来源于【员工薪资】，按照部门/人员分组，统计基本工资、绩效工资、应发工资、实发工资、员工成本（五险一金等内容）

8.4 销售大屏

分析销售签约、回款，目标达成等数据，并美化为数据大屏模式，可投屏至常用的大屏电子设备上。