一、产品简介
产品名称：极简工单管理
产品定位与用户价值：将订单与工单相互关联、并且支持工单绩效统计 。
主要用户角色：工单人员
产品经理：王首勋
低成本解决项目管理难题，从极简开始。点击此处预览体验。
二、痛点解决方案
1. 公司纸质工单不透明，不及时，工单进度无法随时掌握，时常面临插单、优先级改变等情况；
2. 业务量大导致售后的订单维护工作难以合理分配，处理工单等处理时间过长，客户等待时间长；
3. 考核不及时，核算员工的整体考核指标，需要人工输入，数据存在造假可能；
三、功能说明
业务流程图
需求列表
| 模块 | 需求 |
|---|---|
| 产品信息管理 | 1. 完整记录公司产品信息 2. 对各业务流程中的产品名称形成标准化 |
| 员工信息管理 | 1. 完整记录员工信息 2. 员工的数字化管理 |
| 订单信息管理 | 1. 记录企业订单信息 2. 多人同表协作办公 3. 记录订单所处节点状态和对应负责人 4. 自助上传合同/订单文件 |
| 工单信息管理 | 1. 记录企业工单信息 2. 保证订单工单联动，对于关闭或完成的订单，工单状态自动改变 3. 系统自动汇总企业工单进展，并按照用户设定的预期完成时间自动变更项目延期状态 4. 清晰的明细展示，订单与工单的主子表展示 |
| 绩效数据看板 | 系统对公司工单自动汇总统计，计算人员工作量包括： 1. 本月部门处理工单 2. 超时工单 3. 本月个人工作排名 4. 工单状态分布 5. 工单数量统计 |
四、管理员手册
初始化
1. 邀请协助成员
系统管理员可以在工作区主页【成员】打开公开邀请链接，复制链接邀请协作成员。
详细教程请参考： 邀请成员
2. 设置成员角色
调整角色到对应的角色组，将自动设置权限（角色组具体权限设计参考相关资料）
3. 批量删除数据
打开【工单表】、【订单/合同表】、【部门表】、【员工表】和【产品表】，全选、删除示例数据；
详细教程请参考： 批量删除数据
4. 导入表格数据
点击表格右上角【导入】，根据系统提示导入Excel表格数据
详细教程请参考： 导入Excel数据
相关资料
表结构图
自动化功能列表
| 表名称 | 工作流名称 | 价值 | 功能说明 |
|---|---|---|---|
| 工单表 | 自动生成工单编号并完善信息 | 用户无需对工单进行手动编号即可对工单进行有序管理。将一些固定信息，自动的进行初始化。 | 根据项目创建时间的年月日+4位自增编号（不重置），比如：202205240001将开始时间、工单状态、工单提交人、现在时间自动的进行初始化。 |
| 工单表 | 30分钟未接单，主动派单当工单 | 30分钟工单未接单时，会自动寻找空闲人员进行接单，不会造成流程节点卡死，导致后续工作无法进行。 | 当开始时间的字段偏移30分钟后，判断工单状态和工单处理人，若工单状态为待接单，工单处理人为空，则去对应部门寻找人员自动赋值。 |
| 工单表 | 工单超时未处理后变更状态 | 系统自动提醒工单执行人关注工单进展。 | “预期完成时间”到期之时，自动更改工单状态，刷新现在时间，为自动刷新逾期时间工作流的执行进行辅助。 |
| 工单表 | 到期时-刷新现在时间和逾期时间 | 对于逾期工单进行记录，明确记录工单已逾期时间。 | 现在时间到期之时，工单状态为超时未处理，自动计算当前逾期时间，同时更新辅助字段，确保每日进行逾期时间的计算赋值。 |
| 工单表 | 工单接单后，订单状态变更为进行中 | 用户无需反复跳转表格进行状态更正，表格与表格之间增加联动，效率更高。 | 当工单的状态变成进行中后，工单对于的订单状态也变成进行中。 |
| 工单表 | 确认完成/确认关闭工单 | 自动确认工单状态，减少人工操作 | 当工单执行人确认工单完成/关闭时，工单状态自动改变为已完成/已关闭。 |
| 订单/合同表 | 创建订单写入编号及生成工单 | 用户无需对订单进行手动编号即可对订单进行有序管理。同时对每一个订单创建对应生产工单，减少人工操作，合理分配企业资源。 | 当创建一个订单时，自动的生成订单编号，对订单进行初始化，同时创建对应的生产工单。 |
| 订单/合同表 | 订单完成/关闭后同步更新工单状态 | 自动确认工单状态，减少人工操作。 | 当工单执行人确认订单完成/关闭时，工单状态自动改变为已完成/已关闭。 |
仪表盘
权限
| 角色 | 权限 |
|---|---|
| 管理员 | 1. 管理所有数据； 2. 查看所有导航； |
| 销售人员 | 1. 部门表-默认权限-仅可查看数据 2. 员工表-默认权限-仅可查看数据 3. 产品表-默认权限-仅可查看数据 4. 订单/合同表-销售人员-仅可管理自己的数据 5. 工单表-销售人员-仅可管理自己的数据 |
| 销售运营人员 | 1. 部门表-默认权限-仅可查看数据 2. 员工表-默认权限-仅可查看数据 3. 产品表-销售运营人员-仅可查看、创建、修改数据 4. 订单/合同表-销售运营人员-仅可查看、修改数据 5. 工单表-销售运营人员-只能管理自己的数据 |
| 工单执行人 | 1. 部门表-默认权限-仅可查看数据 2. 员工表-默认权限-仅可查看数据 3. 产品表-默认权限-仅可查看数据 4. 订单/合同表-工单执行人-仅可查看数据 5. 工单表-工单执行人-可查看所有数据，但只能管理自己的数据 |
五、员工手册
快速开始
1. 使用思路
需求方在系统中新建一个工单，指定执行人员；工单执行人员根据系统提醒执行工单，反馈结果；需求方在系统中跟踪工单执行情况。销售可在系统中新建订单，系统自动生成生产工单，员工可以依据订单跟进相关工单。公司管理人员直接在系统中追踪团队、个人的绩效情况；
2. 新建工单
打开工单管理工作台，点击新建工单，填写工单基本信息；
3. 执行工单
打开工单管理工作台，在工单列表中查看未完成工单，完成工单后在系统中确认完成工单；
4. 新建订单
打开工单管理工作台，点击新建订单，填写订单基本信息，系统自动生成生产工单；
5. 跟进订单信息
打开工单管理工作台，点击订单信息跟进，在订单详情中可以看到改订单下的工单完成情况；
6. 追踪绩效
打开绩效数据看板，查看团队、个人绩效；
